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網絡信息時代的物業管理

文字:[大][中][小] 2015-5-19    瀏覽次數:1149    

企業信息化一直是人們關注的一個焦點。在電子商務大潮沖擊下,企業信息化具有了更多的機會,也面臨著更多的選擇。當今時代,由于競爭戰略基本一致,多數的物業管理公司都擁有一套在物業管理行業內應如何競爭的隱藏信念,都有同樣的關于業主最需要什么、業主最重視什么、物業管理行業應該提供什么樣的產品或增值服務的共識。而有這樣共識的物業管理公司越多,競爭就越激烈。
  因此,培育和創建新的市場空間,即用另一種思維模式進行思考就顯得尤為重要。作為當今最尖端的技術,計算機應用及網絡技術的創新和發展的速度為人所矚目。人們越來越認識到每一個創新發展都會為整個計算機應用的發展增加新的動力,開拓出新的領域,使之獲得新的能力或功能,拓展其應用的空間,增加新的應用內涵。
  物業管理工作中應用計算機網絡的必要性
  當前物業管理工作大多還應用“傳統”的管理方式與方法,從而造成了許多的問題和不便。例如,住戶入住時的簽報紀錄、統計、匯報都是手工三級記賬,這樣不僅工作量大、而且還易出差錯;各種類型的房屋管理之間的入住和變動情況不能準確、及時匯報,以至管理公司與管理處之間的資源調配無法科學、及時地進行,無法實現資源最優配置;資源管理不清,退、調、換、損、買、賣等特殊業務容易出問題,可靠程度低;類型的劃分、類別的劃分沒有科學依據,類型轉換和數據統計分析實現困難,工作量大;企業領導無法對業務過程進行嚴格控制,價格體系混亂,很難對業務人員的實際工作進行全面的考核。由于物業管理涉及的管理范圍較為廣泛,管理內容繁雜,加上政策性等變動因素,日常工作需要耗費大量人力和物力,而采用現代化計算機管理手段是一種行之有效的解決辦法。
  計算機網絡在物業管理中的作用及應用現狀
  使用計算機(網絡)不僅可以避免這些麻煩,還可以節省大量的人力、物力和財力,提高工作效率和服務質量。其作用主要體現在:
  1、全方位的快速查詢,減少重復勞動:物業管理中房產資料、業主資料、住戶資料以及文件檔案的數量龐大,手工整理、統計匯總工作量非常大,而且繁瑣,查詢某房產或業主資料往往需要較長時間。通過計算機輔助管理,可以隨時按業主名稱、房號、房類、朝向、面積等多種條件任意查詢,減少大量重復工作,大大提高工作效率。
  2、完整的工程及服務檔案,提高管理水平:物業管理除了涉及房產、業主和客戶管理之外,更需要提供工程設施維護、維修、裝修服務與管理。計算機網完整的工程檔案與服務檔案可以使管理人員隨時了解最新的情況,更可以規范維護、服務標準,幫助管理人員合理安排工作時間。
  3、各項費用自動計算,減少人工差錯與負擔:物業管理中一項重要的工作是各項費用的計算、統計、匯總,然而由于費用項目較多、計算方法繁瑣,手工除了操作差錯率較高,而且工作負擔繁重。計算機管理利用了計算機運算速度快、準確率高的特點,使得各項費用的計算、統計、匯總工作既簡單、方便,又能輕松自如。
  4、自動控制各項費用收繳,保證公司收益:管理費用的收繳是管理公司能夠正常運營的保證。通過客戶自覺交費和人工催收,往往效率較低,難以應付自如。計算機管理可以隨時監控客戶交費和欠費情況,自動打印繳費通知書和催款通知書,提高收費效率,使收費工作應付自如,提高資金的回收速度。
  5、靈活、準確的收費,提高財務工作效率:管理面積越大、戶數越多,財務收費工作越繁重,大量水電費、管理費等其他費用收費不但繁雜,而且容易產生差錯。用計算機管理收費,靈活性、準確性大大提高。客戶不但可以分項付款,還可以預付各項費用,大大降低財務收費人員的勞動強度和工作量。
  6、全面的統計分析,提供決策依據:在物業管理的市場競爭中,計算機快速、自動、強大的統計匯總功能和豐富的報表打印系統,使各項數據的統計匯總、分析表格一應俱全,物業管理公司領導可以隨時查閱最新的詳細情況,并依次快速、準確地做出決策,提高物業管理公司的管理水平與競爭力。
  然而就目前而言,計算機在物業管理工作中的應用還不盡人意。以上海地區物業管理為例,目前大約有1700家物業管理企業,其中有近300家物業管理公司采用了物業信息系統進行管理,但從嚴格意義上講,這些應用還稱不上是系統,更不是真正的信息管理系統。
  計算機網絡在物業管理中應用的瓶頸
  計算機網絡技術在物業管理中的應用到目前為止還沒有形成規模。筆者認為,歸納起來,妨礙計算機技術在物業管理行業應用的主要難點表現在以下幾個方面:
  1、認識問題 這種思潮認為,信息系統再好,也不能產生經濟效益,或直接產生效益,因此,網絡對企業來說是錦上添花,可有可無。其實,這是粗放型經濟模式下產生的誤區,他們不了解管理出效益的真諦,不了解管理與技術的內在聯系。網絡雖然不直接產生效益,但它可以產生間接的、無形的、長久的經濟效益。
  2、數據概念 目前,物業管理方面的數據庫基本沒有什么標準和規定,完全是各單位根據自己的需要開發一些小型應用。但這些數據庫各自為政,互不兼容,如租金管理、基金管理、售房管理等。各部門的數據,尤其是基礎數據不共享或不能共享,這樣就造成了許多重復工作,浪費時間和精力。近年來,數據庫軟件平臺發展很快,特別是以Internet技術為平臺的應用是資料信息共享的新方式,隨著網絡系統的建立,在網絡上運行通用和專用物業管理數據庫將是必要的。
  3、數值計算 物業管理有關費用的計算的難點不在于計算機軟件,而在于物業管理收費數學力學模型的概念化和準確界定。一般來說,數值計算的數學力學模型確定之后,根據確定性模型,再去編制計算機程序都不是困難的事情,甚至許多數值計算問題根本用不著自己去編程序。隨著物業管理向集約化、專業化方向的發展,這種服務的計費模型將是必須解決的一個問題。普通物業管理人員只要熟悉類似于Excel 這種軟件的分析、計算、制表和繪圖功能,掌握其使用方法,基本上就可以滿足一般性物業管理人員只要基本的數值計算問題和資料匯總的要求。
  4、文檔管理 文檔資料管理是物業管理的重要內容,歷來是各單位技術檔案管理的重點之一。一些重要物業的技術檔案還有保密性,有嚴格的管理規定。計算機技術的應用使得傳統的檔案管理受到沖擊。例如,要求一線作業人員的原始作業記錄都要歸檔,不得輕易改動,新技術和舊管理必將產生沖突,因為計算機中的數據可以改動。物業管理的計算機資料應該包括文字資料、結構圖件、圖像和語音資料等,實際上早已不再是傳統意義上單純的文件檔案和圖件資料了,取而代之的是多媒體形式的文檔。
  5、網絡系統 物業管理界的網絡系統的應用目前尚處在初級階段,少數單位的局域網可以進行一些文件傳輸或數據交換,已經走出了網絡應用的第一步,但離真正意義上的網絡應用還有相當大的差距。少數單位正在進行深層次的探討,如按物業類型分類,進行商品房、寫字樓、公房等專門類型的系統開發。網絡的意義無人質疑,難點是投入與具體應用,期間有許多現實條件和發展問題需要認真研究,并加以解決。

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